Jak przy większości różnych procesów, tak również w toku procesów sądowych, istotną rolę odgrywa komunikacja, i to zarówno ta z sądem, z przeciwnikiem, jak i ta na linii strona – jej pełnomocnik procesowy. Przyjrzyjmy się tej ostatniej. Choć pewnie mało kto słyszał o procesie wygranym tylko dzięki sprawnej komunikacji strony z pełnomocnikiem, to niejedna strona co najmniej mocno skomplikowała sobie postępowanie z powodu nieefektywnej komunikacji z pełnomocnikiem lub w ogóle jej braku.
Oczywistością będzie stwierdzenie, że za przygotowanie taktyki procesowej i jej realizację odpowiada przede wszystkim pełnomocnik procesowy. Niewątpliwie jednak pełnomocnik procesowy, nawet najlepszy, w wielu przypadkach musi polegać na stronie, na jej wiedzy, na materiale, który od strony otrzymuje. Proces sądowy polega bowiem w głównej mierze na prezentowaniu twierdzeń i faktów (np. strony zawarły umowę, powód wykonał swoje zobowiązanie) oraz na przedstawianiu dowodów na ich poparcie (np. dokument umowy, protokół odbioru, zeznania świadków którzy wykonywali prace).
Źródłem zarówno wiedzy o faktach jak i materiału dowodowego jest przede wszystkim sama strona postępowania, podmiot, który uczestniczył w wydarzeniach, na kanwie których powstał spór. To od strony, od jej przedstawicieli, pełnomocnik procesowy czerpie wiedzę. Następnie, w oparciu o zebrany materiał (faktograficzny jak i dowodowy), jest w stanie „dobrać” roszczenie procesowe (np. czy w takiej sytuacji można dochodzić kar umownych, czy można odstąpić od umowy), zaproponować taktykę, ocenić szanse, wskazać na ryzyka. Znając pełny obraz sprawy prawnik może położyć odpowiednie akcenty na najważniejsze, w jego ocenie, aspekty postępowania oraz stworzyć korzystną narrację, która może przekonać sąd do racji strony.
Już zatem od początku postępowania rysuje się istotna rola komunikacji pomiędzy samą stroną a pełnomocnikiem procesowym. Nie zawsze braki z tego etapu postępowania można łatwo uzupełnić w dalszym toku procesu. Również w toku postępowania należy na bieżąco, a często szybko, reagować na decyzje podejmowane przez sąd oraz na działania strony przeciwnej. Także w tym przypadku istotna jest sprawna komunikacja pomiędzy pełnomocnikiem a Klientem. Ważne jest zarówno przekazanie stronie jakich informacji lub dokumentów i w jakim terminie będzie potrzebował pełnomocnik oraz pokazanie konsekwencji z jakimi może wiązać się brak wykonania np. zobowiązania sądu, z drugiej zaś strony, sam klient powinien zadziałać na tyle sprawnie, aby umożliwić pełnomocnikowi należyte działanie, a w razie jakichkolwiek problemów, na bieżąco je komunikować, tak aby możliwe było np. wystąpienie do sądu o dłuższy termin na wykonanie zobowiązania.
Odpowiednia praca wykonana na etapach wcześniejszych, tj. na etapach negocjowania wykonywania umowy, pozwoli przy tym zazwyczaj zaoszczędzić czas i nerwy w toku postępowania. Jeśli bowiem dokumentacja dotycząca zawierania i wykonywania umowy jest dobrze zarchiwizowana, odnalezienie odpowiednich dokumentów w odpowiedzi na wezwanie sądu też będzie łatwiejsze, zwłaszcza gdy zajmują się tym inne osoby niż te, które umowę wykonywały.
Nikt przy tym nie chce ani przegrać sporu na kwestiach dowodowych, ani też przeczytać w pisemnym uzasadnieniu wyroku, że przegrana wynika m.in. z tego, że „powód nie udowodnił, że zawarł umowę z pozwanym”, „pozwany nie przedstawił żadnego dowodu który potwierdzałby, że wykonał swoje zobowiązanie należycie”, „zaoferowani świadkowie nie mieli żadnej wiedzy o (…)” - a tego typu sformułowania można odnaleźć w niejednym uzasadnieniu orzeczenia sądu.
Do prowadzenia postępowania sądowego warto więc dobrze się przygotować, nawet gdy widmo ewentualnego sporu wydaje nam się odległe, a także wtedy (a może przede wszystkim wtedy), gdy nie występujemy w roli pełnomocnika, lecz strony. Należyte zabezpieczenie i zarchiwizowanie dowodów, a także stworzenie jasnych zasad komunikacji z prawnikiem zewnętrznym to jedynie przykłady środków, które pozwolą zwiększyć szanse na pozytywne rozstrzygnięcie w postępowaniu sądowym.
Pierwotnie tekst ukazał się: Puls Biznesu, 21.09.2022